工作效率低、事情總是做不完? 學會「暫停」,讓你的生活更美好

2017台灣領袖高峰會

工作效率低、事情總是做不完? 學會「暫停」,讓你的生活更美好

  • 2017/12/12 00:00
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  • 記者 / 吳書翔 新北市報導

(圖片來源/Shutterstock)

連續9年舉辦的台灣領袖高峰會,2017年於全台各地7縣市舉行,共3,000多人報名,為歷年中人數最多。透過大螢幕,包括柳溪教會主任牧師比爾.海波斯(Bill Hybels)、臉書營運長雪柔.桑德伯格(Sheryl Kara Sandberg) 、Google資深人資長拉茲洛.博克(Laszlo Bock)則等,分別以各自豐富經驗,帶領與會弟兄姊妹面對不同挑戰。

 

其中,成立「職場白色空間」(Whitespace at Work)的知名諮商師、演說家茱莉亞‧芳特(Juliet Funt),特別以「策略性暫停」為題,幫助職場工作者消弭忙碌,以充分發揮潛能,提升公司競爭力。

 

什麼是「職場白色空間」?

 

「過度忙碌不只影響個人,更會降低團隊整體績效。」芳特一開始就開門見山地點出許多企業、團隊所面臨的實際問題。「職場白色空間」指活動之間的策略性暫停,利用開放、流動、靈活的時間,能使聰明的人更聰明,加倍提升工作效率。

 

「許多偉大的領導人,都善用策略性暫停。」芳特舉例說明,傑克.威爾許(Jack Welch)在其擔任通用電器(GE)執行長的10年任期內,就讓公司市值急速飆漲4,000%;但他卻看似不對等的,每天都「浪費」一個小時看窗外,他寶貝地稱這段時間為:「看窗外時間」(looking out the widow time)。

 

除此之外,比爾蓋茲(Bill Gates)還在微軟(Microsoft)時,每年固定會有兩周,他把自己鎖在與世隔絕的空間,這兩周是其珍視的「思考周」。

 

芳特表示,「白色空間」可以有效改善你手忙腳亂的生活,這種活動與活動間的策略性暫停不是默想、心思游移或正能量,而是讓你的心思隨意隨興、跟著感覺走,進而去思想那些你從未思考過的事。

 

同時,芳特也為「職場白色空間」提供了有效的兩個步驟:

1.  發現、留意「產能小偷」
2.  用問題擊倒「產能小偷」

 

什麼是「產能小偷」?

 

芳特將其歸納為四類:衝勁、卓越、資訊及活動。這些危害我們整體績效的「小偷」,竟然都是正面、令人喜愛的優點。

 

其實,這些「小偷」跟我們每個人自身的個性息息相關。因此,芳特特別將其區分為四種人格特質,根據不同特質提供不同問題,讓我們可以自我檢視並加以管理:

1.  衝勁型(Drive):問自己「有什麼是我可以放手的?」

2.  卓越型(Excellence):問自己「好到什麼程度才夠好?」

3.  資訊型(Information):問自己「什麼是我真正需要知道的?」

4.  活動型(Activity):問自己「什麼才真的值得我留意?」

 

常常用這些問題自我質疑,有助於使我們更能學會放手。

 

芳特也提到,許多人總是習慣把電子郵件當成「打乒乓球」。就像在電腦桌前,每人拿一個球拍似的,你打過來,我就要馬上回過去,這無疑是造成我們「瞎忙」的最大弊端。芳特補充,「電子郵件本就應該是『你傳來,等我有空再回覆』的輔助工具。」

 

全球領袖高峰會(Global Leadership Summit)於1995年由柳溪教會的比爾.海波斯牧師 (Bill Hybels)創立。23年來,全球領袖高峰會已成為普世教會與企業領袖高度肯定的領袖研習會。 (攝影/記者吳書翔)

 

去兜風吧!

 

「快跟你的同事一起計畫一次出遊吧!」芳特表示,這不僅能促進辦公室的和諧關係,更能在意想不到之處提升整體的工作效率。

 

不只在職場,芳特提倡應同樣要將「白色空間」實踐在家庭中。

 

曾經有個家庭,父子二人興奮地計畫著周末的野餐。他們準備了可口的三明治、冰涼的檸檬汁等豐盛餐點,準備一家人去風光明媚的山谷野餐。這時媽媽卻說:「噢,我太忙了!你們倆好好享受吧!」於是,直到太陽平西,父子二人共度了美好的親子時光。兩天後,父親去世了。後來,男孩長大了,他說:「我媽媽一輩子都在後悔這件事:『我當時竟然沒有上車……』。」

 

「有一次,我正在忙著用我的筆記型電腦處理事情,老公帶著兩個光溜溜的baby正在後院洗車,他發訊息給我:快來看!他們超可愛。我回了他:抱歉,在忙。」芳特表示,下一秒她突然想起了那位母親的故事,她狂奔下樓,深怕自己錯過了這一幕。

 

「什麼時候種樹最好?20年前,那第二好呢?就是現在!」芳特期許大家,把握生命中每一個愛的人、難得的時刻,不要因為「忙碌」讓你後悔終生。

 

此外,我們可以透過列出過度忙碌對團隊或機構文化的影響?過度忙碌讓你的個人/團隊生活付出哪些明顯代價?並嘗試找到自己在衝勁vs.疲勞過度、卓越vs.完美主義、資訊vs.資訊爆炸、活動vs.失控之間的平衡,讓我們的生活更加精彩。

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