盼世代|交換名片、避免NG話題 好的職場禮儀為你大加分!
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盼世代|交換名片、避免NG話題 好的職場禮儀為你大加分!

  • 2019/05/15 18:11
  • 2122
  • 記者 / 林子騫 高雄市報導

職場禮儀學問多,江惠頌老師(左)樂於和年輕人,分享豐富的職場經驗,並親自示範。(照片來源/江惠頌 提供)

出了社會,發現職場中的禮儀「眉角」好多,一不小心便誤觸地雷?曾擔任政府及知名企業發言人,現於義守大學國際學院教授「公共關係與危機處理」的江惠頌姊妹分享,懂得職場禮儀,不僅能避免得罪人,還能為自己加分!

江惠頌老師示範「交換名片」和「與主管談話的應對進退」的 錯誤與正確方式。(攝影、剪輯/記者林子騫)

 

一、「交換名片」學問多

江惠頌老師說,名片雖然是一張薄薄小紙,卻代表了一個人的身分地位,也是社交時的第一個公關利器,不可忽視。以下幾點,是交換名片時的注意事項:

 

(一)遞名片

晚輩應先遞給長輩或上司,以便對方容易叫出你的名字。當別人遞出名片,若手上正好拿著其他東西,應先放下,用雙手收遞對方名片,不可以不接。接到名片後,先目視名片,看完一遍再念出對方全名;若發現有不會讀的字,應立刻向對方請教,別胡謅亂猜。

 

(二)收到名片後

收到名片後,與對方交談時,暫先手握名片,雙手或單手握皆可;此時不可放置低於腰際,在胸口和腰際之間最恰當,以避免讓對方覺得不重視。之後才將名片整理在自己的名片夾裡。

 

自己的名片要時常補足,最好放在專屬的名片夾,才不會臨時找不到,摸遍所有口袋,徒生難堪。盡量每天將收到的名片歸檔,為避免日後忘記名片上的人物,可記下年、月、日、對方的特徵,或是經由誰介紹,以及談話的重點。

 

最後江惠頌老師分享一個小訣竅,若一次收到2張以上名片,且接下來即將同桌用餐,可以將對方名片先暫放於餐桌上,並按座位方位擺放名片位置,以便交談時能稱呼對方正確的名字與職銜。

 

二、職場上的5個說話禁忌

談話之前,必須先了解現場有哪些人,才不會說錯話,因此江惠頌老師先分享「介紹順序」的注意事項,交換名片的順序也可適用:

 

(一)介紹順序

1. 一般先介紹社會地位較低,或年齡較小的人給長輩認識。

2. 在自己的公司,一定要先介紹自己的同事給訪客認識,然後才介紹訪客姓名。介紹順序如下:(1)職位低→職位高 (2)男士→女士 (3)女士→長輩職位高之男士:也就是「輩分優先於性別」 (4)未婚→已婚:若不知曉則不必刻意 (5)集會場所中,將個人介紹給群眾。

 

以上順序若記不清楚,或難以一眼判斷,江惠頌老師分享「一招走天下」的方法,就是「自己先遞出名片」。可以先遞給看起來最資深的那一位,說:「您好,我是OOO,目前服務於_______公司,很高興認識您,請多指教。」

手持對方名片時,應將保持於自己腰際以上。(攝影/記者林子騫)

 

(二)職場談話的禁忌、常犯的錯誤

1.談話時,應避免的議題

(1)個人隱私:像是年齡、家庭、婚姻、身高體重、宗教、政黨、政治、派系...等。

(2)別的同事或部門沒做好的事、打小報告:有些人會希望透過貶低他人,以凸顯自己的優勢,但江惠頌老師認為,只要自己表現得好,別人自然看得到,不必去批評別人。

 

若其他部門真的有疏失,江惠頌老師建議,可在會議場合提出來,就事論事,並使用「正面表述」。例如,若庫存數字時常發生錯誤,可以這麼說:「希望負責庫存管理的單位,盡可能把數字更精準並且再確認」,不指名道姓或用責備的方式像是「庫存數字都給錯!」表達。

 

(3)公司的機密:例如財報、營收、成本、薪資、供應商、客戶名單、研發技術...等,都不可透露。在外應謹言慎行,避免聊天聊得太開心而說溜嘴。

(4)自己的生活瑣事:家人狀況、財務和健康情形等,與公事無關的話題。但若直屬主管有派任考量,須了解則例外。

 

2.談話時應避免...

(1)不要搶話、插嘴

(2)不要匆促下結論

(3)不要提高自己說話語調、帶入個人情緒:即使心中憤怒,仍應平順陳述自己的想法,避免使用情緒性的字眼,否則容易被歸類至「有情緒問題」的人,難以重用。

(4)不要話中帶話、話中帶刺:聽久易令人生厭,若因此被孤立,很難在職場中有發展,容易被歸類為不合群、被冠上「不懂待人和帶人」的標籤。

 

若曾經踩過以上紅線,江惠頌老師安慰,不必太過懊惱,只要記取每一次的經驗,未來避免再做即可。

江惠頌老師分享「向上管理」的經驗,與主管交談須選對話題。(攝影/記者林子騫)

 

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